My productivity patterns at work

Shoutout to “Don’t wake up the programmer”

Shoutout to “Manager’s schedule, maker’s schedule”

Intro

There is plenty of literature on productivity from a perspective of manager. “Getting things done”,

But that didn’t really fit with how I worked.

From 2020 talk

• Why are we annoyed by meetings? What is deep work, and why is it important to us?

• Why should developers even care about productivity? I would say that it is our favorite soft skill. Really! We love to tweak things. We can spend hours refactoring our code to make it perfect. We write scripts to let us do our work with minimal effort. Why don’t we try to go one abstraction level up and try to tweak the reality outside the computer?

• By productivity, I don’t mean doing more things in the same amount of time and for the same salary. Instead, I would like to show you what various tools and techniques we can use to spend our time in a more valuable way, with fewer distractions and more satisfaction.

• Nasza praca z pewnością jest unikalna

• Czy zastanawialiście się dlaczego tak ją lubimy?

• Dlaczego nawet, jeżeli zarobki były by na normalnym poziomie, to wielu z nas nadal pracowałoby w tej branży a po godzinach uczyli się nowych technologii.

• Coś wspólnego z tym na pewno ma to uczucie, które intuicyjnie kojarzycie gdy macie coś do zakodzenia, coś co nie jest nudne i coś co was wciągnie tak, że nawet nie wiecie kiedy minął cały dzień i trzeba iść do domu

• Pokywa się to z badaniami pana Mihaly Csikszentmihalyi, który od bardzo dawna bada to zagadnienie i twierdzi, że to właśnie praca w stanie flow [[Mihaly Csikszentmihalyi - Flow]] sprawia, że jesteśmy szczęśliwi, nawet bardziej jak pieniądze

• Profesor informatyki Cal Newport nazywa to zjawisko [[Deep Work]] i twierdzi, że to dzięki takiej pracy jesteśmy zdolni do tworzenia rzeczy wysokiej jakości i wyprzedzenia naszej konkurencji

• Podświadomie wiemy, że nasza jest najlepsza jak pracujemy w takim stanie głębokiego skupienia

• Jednak wydaje mi się, że najlepszy opis naszej pracy znajduje się w poście na blogu pewnego pana z rosji

• link po rosyjsku

• Który na szczęście dla nas przetłumaczył go na angielski

• [[Don’t wake up the programmer]]

• Nasza praca bardzo przypomina sen

• Jak się wciągniemy to czas biegnie nie wiadomo kiedy

• Jak ktoś nas rozproszy, to zajmuje nam to czas by skupić się spowrotem

• Myślę, że teraz już wszyscy wiemy co musimy robić, by być produktywni w naszym typie pracy

• Musimy jak najwięcej spać w pracy

• A zapisująć to bardziej poważnie - musimy We have to avioid distractions

• Wiem, nie przyszliście tutaj by słuchać oczywistych rzeczy, ale zastanówmy się - How can we avoid distracitons?

• Why do we hate meetings?

• Because its conducted badly and it is not clear what are we really trying to achieve

• Because we shouldn’t be at this meeting, our presence is not needed and we could do good things elsewere

• Because this meeting should have been an email

• But …

• Maybe, it’s because it’s in wrong time

• [[Manager’s schedule, maker’s schedule]] - artykuł

• Na czym tak naprawdę manager spędza czas?

• Komunikowanie się i podejmowanie decyzji

• Do tego wręcz naturalnym jest planowanie czasu w półgodzinnych blokach

• Twórcy muszą planować sobie czas co najmniej połówkami dni

• Można też ustawić sobie połówkę dni na spotkania - ale wtedy poupychajmy tych spotkań, powiedzmy sobie szczerze, że za wiele wtedy nie pokodzimy

• Zeigarnik’s Effect

• Bluma Zeigarnik

• historia o kelnerach

• Co złego jest w zapamiętywaniu?

• Tak samo jak cliffhangery czy piosenka, która nie chce wyjść wam zgłowy, takie sprawy przeszkadzają nam jak faktycznie potrzebujemy się nad czymś skupić

• Niekiedy rzeczy o których musicie pamiętać was nawiedzają

• Slajd z duchem

• “Skończę myśl” …

• Wracanie do domu jak dokończyliście sprawę vs. wracanie do domu jak jeszcze trzeba dokończyć od jutra …

• Inbox Zero

• Tak wygląda ikonka empty state’a w GMailu

• The System/Second Brain

• [[Getting Things Done]], [[PARA]], BulletJournal, Zettelkasten

• All those systems have its advantages and its profits, but from this perspectives, they help us like this - store it in the system, close the loop and let it go

• nie trzeba kończyć wszystkich zadań. By “domknąć pętlę” może wystarczyć sam plan jego dokończenia

• Kilka technik - na zachętę:

• 2 minute rule - if something takes 2 minutes, don’t plan it, just do it

• Write everything down, close the loop and let it off your brain

• When you have longer projects, figure out next actions and start work on them

• Memory Dump

• [Pomysł] Zmęczenie decyzyjne -> Nawyki, Rytuały, Checklisty

• Są badania, że podejmowanie decyzji męczy

• Learn to be bored, train your attention

• Narzekamy, że wszystko nas rozprasza

• Social media

• Compiling -> let me do sth -> 15 mins later

• Caveats

• Praca głęboka vs współpraca z ludźmi

• Gradacja - email, DM, podejście i pogadanie

• Coś jak z komunikacją synchroniczną i asynchroniczną - by porozmawiać F2F, 2 osoby muszą przerwać pracę w skupieniu

• Zauważyłem, że często jak nam przeszkadzają, to się wkurzamy, ale jak my czegoś potrzebujemy, to “zaczepiamy” innych.

• Często nawet nie wiemy, że robimy źle, bo to nie jest coś co się zauważa ot tak + pracujemy w jednym produkcie, więc chcemy sobie pomagać

• Odpoczynek?

• w BHP jest 5 min na każdą godzinę

• Pamiętajmy też o tym

• Summary

• Wariant 45 min

• Building blocks

• Notatki

• Loose links

• https://oliverschmid.space/posts/gtd-in-roam/ #productivity #gtd

• https://roamresearch.com/#/v8/help/page/1308 #productivity #gtd

• https://roamresearch.com/#/v8/help/page/AImpYBcPs #productivity #gtd

• https://www.reddit.com/r/RoamResearch/comments/ezodgf/buildingorganizingfollowing_connections/ #productivity #build-a-second-brain

• https://www.reddit.com/r/RoamResearch/comments/eho7de/building_a_second_brain_in_roamand_why_you_might/ #productivity #build-a-second-brain

• https://fortelabs.co/blog/one-touch-to-inbox-zero-a74cfa02e5bf/ #productivity #build-a-second-brain #inbox-zero

• https://fortelabs.co/blog/how-to-use-evernote-for-your-creative-workflow-f048f0aa3ed1/ #productivity

• https://www.reddit.com/r/RoamResearch/comments/eho7de/building_a_second_brain_in_roamand_why_you_might/

• https://shime.sh/how-i-apply-zettelkasten-to-roam

• Notatki

• Wstęp

• Celem tego spotkania jest, byście wyszli zainspirowani do tego, by poszukać informacji na własną rękę

• To nie będzie szczegółowe zestawienie

• Ale będzie dużo linków i materiałów dodatkowych

• [[Deep Work]]

• Pojęcie sformułowane przez doktora informatyki, także kogoś, kto zna się trochę na programowaniu, a na pewno na specyfice pracy

• Pojęcie wiąże się z pojęciem Flow, tu już wchodzimy w kwestie psychologii kognitywistycznej, pana Mihaly … i książki Flow

• Praca wykonywana w skupieniu, przy zaangażowaniu pełni sił umysłowych

• Coś jak to spanie z początku.

• Żeby dobrze wykonywać swoją pracę musimy wydłużać czas pracy głębokiej.

• Można powiedzeć, że w pracy trzeba jak najwięcej spać.

• Tylko jak ?

• Główny cel - pozbyć się dystrakcji i rozproszeń

• Problem z pogodzeniem tego a współpracą

• Mimo jednak, że nie po to szliśmy na informatykę, by rozmawiać z ludźmi, to nie jesteśmy w próżni. Często jesteśmy częścią jakiegoś zespołu, a przynajmniej musimy się w ramach naszej pracy komunikować z innymi. Jak pogodzić ten dysonans ?

• Różne poziomy skupienia - niektórzy mogą pracować słuchając muzyki

• Ustalenia, że np. osobom w słuchawkach nie zawracamy głowy jeżeli to nie jest istotne. Czasami można napisać maila zamiast przyjść do kogoś i o coś zagadać. My szybciej i sprawniej załatwimy sprawę, ale naszego rozmówcę wybijemy z rytmu.

• Jak potrzeba z kimś porozmawiać, a macie w pracy pokój konferencyjny, to też jest jakaś opcja

• Rule of thumb - szanujcie to, że inni też pracują w skupieniu, to nie jest takie oczywiste jak teraz brzmi, ustalenia teamowe dot. komunikacji to way to go.

• Początek - [[Don’t wake up the programmer]]

• Pierwszy kawałek wiedzy na temat pracy programistów przeczytałem w swojej pierwszej pracy.

• Pierwsze wrażenie po przeczytaniu tego artykułu ? “Święta racja”, “Objawienie!” Dokładnie tak było - programista podczas pracy skupia się na swoim zadaniu tak bardzo, że traci kontakt ze światem zewnętrznym i poczuciem czasu.

• Tylko jak to nazwać, spanie w pracy … to jednak trochę głupio brzmi …

• [[Manager’s schedule, maker’s schedule]]

• Dlaczego nie lubimy spotkań ?

• Bo nie wiem po co JA na nich jestem

• Bo mogły być emailem - to prawda

• Bo nie powinny w ogóle się odbyć

• Bo mogły być w lepszym czasie

• Zrozumiałem, że także z tego wynika rozdźwięk między managerami a twórcami.

• My, twórcy, powinniśmy planować czas nie godzina po godzinie, ale wręcz połowami dnia. Dlatego też bardzo dobrym pomysłem jest przenoszenie spotkań na początek, koniec lub środek dnia. Ja wszelkie standupy czy spotkania staram się mieć w porze lunchu, kiedy i tak jestem rozproszony.

• Spotkania też czasami są nieuniknione, ale wtedy połówkę dnia możemy właśnie podzielić na bloki per godzina

• [[Efekt Zeigarnik]]

• Też jest w [[Deep Work]]

• Bluma Zeigarnik odkryła, że kelnerzy bardzo dobrze pamiętają co jaki klient zamawiał jeżeli jeszcze nie zapłacił. Gdy już jednak to zrobił, to kelnerzy szybko o nim zapominali.

• Zasadę tą wykorzystują także cliffhangery w filmach

• Lepiej pamiętamy rzeczy, których jeszcze nie dokończyliśmy.

• The System/Second Brain

• [[Getting Things Done]]

• Jest to system dla managerów czy ogólnie osób które mają dużo różnych rzeczy do załatwienia, oddelegowania, dogadania. Jak już wiemy, my programiści działamy na nieco innej zasadzie, ale wciąż możemy parę rzeczy wyciągnąć dla siebie.

• Podstawowa zasada: wszystko trafia do inboxa. Celem jest to, byś o niczym nie musiał pamiętać a przez to skupić się na robocie.

• 2 minute rule - jeżeli da się coś zrobić poniżej 2 minut, to nie planuj tego, tylko po prostu to zrób.

• Najbliższe działania

• Warto czerpać z Metody GTD

• System, który pozwala nam skupić się na pracy, a nie na pamiętaniu o rzeczach. Wszystkie rzeczy lądują w inboxie.

• Wszystko co Ci przyjdzie do głowy i będziesz chciał to zapamiętać - do systemu!

• Planowanie tygodnia na początku tygodnia to bardzo dobry nawyk.

• Każdą rzecz można zrobić od razu, oddelegować, odłożyć w czasie albo umieścić w liście rzeczy do zrobioenia

• Do każdych rzeczy do zrobienia wyznacz najbliższe działanie

• Grupuj rzeczy do zrobienia po kontekście - rzeczy do zrobienia w pracy zbierz razem, rzeczy do zrobienia na mieście zbierz razem

• PARA / CODE

• Zettelkasten

• Tu już dochodzimy nawet do tego, że system nie tylko pomaga nam zapamiętywać rzeczy, ale nawet wspomaga sam proces myślenia

• Inbox Zero and other mailing stuff

• https://www.forbes.com/sites/alizalicht/2018/10/07/how-to-email-like-a-ceo/#979b9741f5fa https://www.buzzfeednews.com/article/katienotopoulos/i-tried-emailing-like-your-boss

• https://positivepsychology.com/mihaly-csikszentmihalyi-father-of-flow/

• Pisanie maili w taki sposób, by zasugerować rozwiązanie i nie wzbudzać kolejnej dyskusji.

• Inbox Zero ?

• — reply like a CEO ?https://www.forbes.com/sites/alizalicht/2018/10/07/how-to-email-like-a-ceo/#979b9741f5fa https://www.buzzfeednews.com/article/katienotopoulos/i-tried-emailing-like-your-boss

• Komunikacja sugerująca procedurę.

• https://fortelabs.co/blog/one-touch-to-inbox-zero-a74cfa02e5bf/

• [[Inbox Zero - google tech talks]]

• Social media też mają wpływ na nasze rozpraszanie się

• Social media, rozpraszanie się by patrzenie co nowego

• Kto ostatnio poszedł do łazienki i wyciągnął telefon?

• Ćwiczenie uwagi, Walka z pokusami rozpraszania sie, nie bójmy sie nudzić

• Nawyki i rytuały

• TODO - przejść do tego z problemów z social mediami

• https://imcarlos.pro/book/books/productivity-bomb-english.pdf

• Habits to automation - you don’t have to think about it, more processing power for other things

• Nawyki są cenne, bo pozwalają nam robić rzeczy na autopilocie

• Do wyrobienia nawyków pomocna jest książka “Atomowe Nawyki”

• Ciekawym pomysłem jest piętrzenie nawyków - zapinanie nawyków pod już istniejące.

• Rytułały różnią się od nawyków tym, że są wykonywane świadomie.

• Pointing and calling, implementacja intencji

• Listy kontrolne

• Listy kontrolne

• Atul Gavande - potęga checklisty

• But

• This all doesn’t mean, that we should not talk to each other

• Inne

• Management Time: Who’s Got the Monkey?

• https://hbr.org/1999/11/management-time-whos-got-the-monkey

• Automating

• Scripts, monkey scripts, browser extensions

• Tools and automation

• Scripts, monkey scripts, browser extensions

• Zapier, Integromat, ifttt, tray.io, n8n.io

• Wix, landingi.com

• Serverless tools - firebase,https://carrd.co/, contentful,

• Wix, landingi.com

• External tools - Zapier, Integromat, ifttt, tray.io, n8n.io

• Trello i Butler

• Scripts, monkey scripts, browser extensions

• Prokrastynacja

• Metoda wielkiego gestu

• Też z [[Deep Work]]

• https://www.ted.com/talks/tim_urban_inside_the_mind_of_a_master_procrastinator?language=en

• https://guzey.com/productivity/

• W domu - w nocy jak prokrastynujecie - pójść położyc się spać

• Prokrastynacja - tip, by jak wieczorem się prokrastynuje, to lepiej pójść spać i spróbować jutro

• Why procrastination is about managing emotions, not time - BBC Worklife

• [https://medium.com/swlh/how-i-beat-procrastination-by-doing-this-1-thing-d63ac1f1af2d?source=email-e39322cdc098-1576976867201-digest.reader------0-59------------------73d2848f_cf00_47bd_ada0_2c9d3f78902a-1-----](https://www.notion.so/https-medium-com-swlh-how-i-beat-procrastination-by-doing-this-1-thing-d63ac1f1af2d-source-email-e-29843e37afdc4e72b53e1694b0492410)

• 3 tricks to start working despite not feeling like it

• https://guzey.com/productivity/

• Regularne przerwy / pomodoro

• Figuring out the core issues behind procrastination

• Prokrastynacja

• Czasem to brak magnezu, czasem problem z emocjami

• Najważniejsze to ustalić co ma być najbliższym działaniem

• Life calendar

• Other news sources

• [https://imcarlos.pro/book/books/productivity-bomb-english.pdf](https://www.notion.so/https-imcarlos-pro-book-books-productivity-bomb-english-pdf-492e80e497f5465b9583ba6d0f219ff0)

• Loose links